On-Premise vs. Cloud — die Entscheidungsmatrix

„Cloud oder On-Premise?" ist eine der ersten Fragen, die wir in Gesprächen mit Kanzleien hören — und gleichzeitig eine der am häufigsten falsch beantworteten. Diese Entscheidungsmatrix hilft Ihnen, die richtige Variante für Ihre konkrete Situation zu finden, ohne Marketing-Bias.

1. Worum es geht

Cubicle gibt es in zwei Bereitstellungs-Varianten: Cubicle AI als Cloud-SaaS, das wir in deutschen Rechenzentren für Sie betreiben, und Cubicle Inhouse, das wir auf Ihrer eigenen Server-Infrastruktur installieren. Beide Varianten bieten dieselbe Funktionalität — die Unterschiede liegen in Datenhoheit, Aufwand und Kosten.

Die typische Annahme „On-Premise = sicherer" ist falsch. Cloud bei einem deutschen Anbieter mit AVV nach Berufsrechts-Standard ist für 80 % der Berufsträger vollkommen ausreichend. On-Premise ist nur in spezifischen Konstellationen sinnvoll — wir zeigen Ihnen welche.

2. Cloud (Cubicle AI): die Standardlösung

Cubicle AI läuft auf unserer Infrastruktur in zertifizierten deutschen Rechenzentren. Sie bekommen einen Account, melden sich an, fertig. Was Sie bekommen:

Vorteile

• Sofort startbereit: Nach Vertragsabschluss können Sie das System unmittelbar nutzen — Account-Anlage, Login, Live-Betrieb in wenigen Minuten.
• Niedrige Anfangskosten: 249 € pro Monat als Pauschale für die gesamte Kanzlei. Kein Setup, keine Hardware-Investition.
• Wartungsfrei: Updates, Backups, Sicherheits-Patches, neue LLM-Modelle — alles passiert im Hintergrund.
• Skalierbar: Von 2 auf 50 Berater wachsen ohne neue Verträge.
• Immer aktuelle Wissensbasis: Neue BGH-Urteile und BMF-Schreiben werden täglich indexiert — Sie merken nichts davon, profitieren aber sofort.

Einschränkungen

• Datenstandort fixiert: Hosting in deutschen Rechenzentren — gut für 99 % der Kanzleien, aber wer eigene Compliance-Anforderungen hat (z.B. „nur auf eigener Hardware"), kann das nicht steuern.
• Multi-Tenancy: Technisch isoliert, aber das System ist Multi-Tenant. Wer absolute Trennung will, ist mit Inhouse besser.
• Externe LLM-Aufrufe: Wir nutzen Claude, GPT-4o, Mistral — diese laufen bei den Anbietern (mit No-Train-Headers, EU-Endpunkten). Vor jedem Aufruf werden personenbezogene Daten anonymisiert (PII-Maskierung), sodass weder Mandanten-Namen noch IBANs oder Adressen an den LLM-Anbieter übermittelt werden.

3. On-Premise (Cubicle Inhouse)

Cubicle Inhouse installieren wir auf Ihrer eigenen Server-Hardware oder in Ihrer Private Cloud. Sie bleiben technischer Eigentümer aller Daten, Modelle und Logs.

Vorteile

• Vollständige Datenhoheit: Alle Daten bleiben physisch in Ihrer Infrastruktur. Auch im theoretischen Fall einer Datenpanne bei Cubicle: Sie wären nicht betroffen.
• Eigene Domain & Branding: Das System läuft unter ai.ihrekanzlei.de mit Ihrem Logo, Ihren Farben, Ihrem Login-Flow.
• Eigenes Audit-Regime: Logs, Backups, Zugriffsrechte — alles unter Ihrer Kontrolle. Ideal für ISO-27001-Audits, ISAE-3402-Berichte.
• Maximale Anpassbarkeit: Eigene Wissens-Sammlungen, eigene Workflows, eigene Branding-Anpassungen.

Einschränkungen

• Setup-Aufwand: 1-2 Tage für Installation und Onboarding. Setup-Pauschale 1.900 € einmalig.
• Höhere Monatspauschale: 449 € pro Monat (statt 249 € bei Cloud).
• Hardware-Anforderungen: Mindestens 4 vCPU, 16 GB RAM, 500 GB SSD — typischer Mittelstand-Server reicht.
• Updates manuell: Wir spielen Updates per SSH ein — typischerweise einmal pro Quartal. Sie haben den Update-Zeitpunkt in der Hand.
• Wissensbasis-Updates verzögert: Die kuratierten Rechtsquellen kommen einmal pro Monat als Update-Paket — bei Cloud passiert das täglich.

4. Vergleichstabelle

5. Entscheidungsmatrix

Diese sieben Fragen helfen Ihnen, die richtige Variante zu finden:

6. Kosten im Detail

Bei Kosten-Vergleichen lohnt sich eine 3-Jahres-Betrachtung. Hier zwei realistische Szenarien:

Szenario A: Mittlere Kanzlei (10 Berater)

Szenario B: Große Kanzlei (30 Berater, Hardware bereits vorhanden)

Inhouse ist teurer — aber bei großen Kanzleien mit eigenen Mandats-spezifischen Compliance-Anforderungen rechtfertigt sich der Aufpreis. Bei einem Mandat, das Sie wegen Datenhoheit gewinnen (oder nicht verlieren), zahlt sich Inhouse oft schon im ersten Jahr aus.

7. Wann sollte ich wechseln?

Viele Kanzleien starten mit Cloud und überlegen später, ob ein Wechsel zu Inhouse Sinn macht. Wirtschaftlich spricht meist nichts dafür — Cloud bleibt mit 249 € pauschal günstiger, egal wie groß Sie wachsen. Echte Wechsel-Auslöser sind ausnahmslos Compliance- oder strategischer Natur:

• Konzern- oder Großmandat fordert Audit-Stack: Wenn ein Mandant verlangt, dass alle eingesetzten Tools in Ihrer eigenen Infrastruktur laufen und Teil Ihres Audit-Scopes sind (typisch bei ISO-27001- oder ISAE-3402-Mandaten).
• Wirtschaftsprüfer-Bereich wächst: Sobald Ihre Kanzlei nennenswerten WP-Anteil hat, gilt die WPK-Empfehlung für On-Premise — Sie können nicht zwei verschiedene Systeme parallel fahren.
• Eigenes Branding wird strategisch wichtig: Sie möchten das System unter ai.ihrekanzlei.de mit eigenem Logo betreiben, statt unter app.cubicle.legal.
• Strategischer IT-Wechsel: Wenn Ihre Kanzlei ohnehin auf eigene Private Cloud setzt, schließt sich Cubicle natürlich an.

Der Wechsel von Cloud zu Inhouse ist technisch unkompliziert: Wir migrieren Ihre Workspaces, Wissen, Chats und Audit-Logs in einem 2-3-Tage-Projekt. Sie haben keine Daten-Doppelhaltung.

8. Drei Fallbeispiele

Fallbeispiel 1: 4-Anwälte-Boutique in München

Spezialisiert auf Familienrecht und Erbrecht. Mandate sind sensibel, aber Datenmengen klein. Kein eigener IT-Mitarbeiter. Entscheidung: Cloud. Sofort einsatzbereit, monatliche Kosten überschaubar, Mandanten-Vertrag mit Standard-KI-Klausel ergänzt.

Fallbeispiel 2: 18-Berater interdisziplinäre Praxis in Hamburg

Anwälte, Steuerberater, ein Wirtschaftsprüfer. Mandate vom Mittelstand bis Großmandanten. Eigene IT-Abteilung (2 Personen). Entscheidung: Inhouse. Hauptgrund: Der Wirtschaftsprüfer-Bereich verlangt nach WPK-Empfehlung On-Premise, und es macht keinen Sinn, zwei verschiedene Systeme parallel zu fahren.

Fallbeispiel 3: 60-Köpfe-Kanzlei mit M&A-Schwerpunkt in Frankfurt

Konzern-Mandate, häufig internationale Standards (UK Bribery Act, FCPA-Compliance). Mandanten verlangen explizit auditierbare Tool-Stacks. Entscheidung: Inhouse auf eigener Hardware. Mandantendaten bleiben physisch im Haus, der gesamte Stack ist Teil des eigenen ISO-27001-Audit-Scopes — ein entscheidendes Argument bei Konzern-Mandaten mit Eigen-IT-Compliance.

9. Fazit

Die Entscheidung Cloud vs. Inhouse ist keine Frage von „mehr Sicherheit" — beide Varianten sind berufsrechtlich sauber, wenn der Anbieter es ernst meint. Es ist eine Frage von:

• Wirtschaftlichkeit (Kosten, Wartungsaufwand)
• Mandanten-Anforderungen (Datenhoheit als explizites Vergabe-Kriterium)
• Eigene Compliance-Strategie (ISO-27001, ISAE-3402)
• Operative Geschwindigkeit (Updates, Skalierung)

Für 80 % der Berufsträger ist Cloud die richtige Antwort. Für die 20 %, die On-Premise brauchen, ist Inhouse keine Bürde — sondern strategisches Asset.

Sie wollen Ihre konkrete Situation prüfen lassen? In einer 30-Minuten-Demo rechnen wir Ihre Variante durch — mit echten Zahlen aus Ihrer Kanzlei, ohne Verkaufsdruck.

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